Se você quer aprender como melhorar o seu negócio com um Sistema de Gestão de Compliance, este artigo é pra você. Vamos lá!
As empresas possuem diversos tipos de risco, por exemplo:
- Riscos financeiros.
- Riscos de inadimplência dos clientes.
- Riscos tributários.
- Riscos ambientais.
- Riscos concorrenciais e mercadológicos.
- Riscos trabalhistas.
- Entre outros.
O Sistema de Gestão de Compliance irá focar em riscos relativos aos conflitos de interesse, demonstrações fraudulentas, omissão de gastos em balanço, desvios no reembolso de despesas e até roubo de dados, por exemplo.
Cabe a você identificar quais deles afetam o seu negócio. Portanto, o primeiro passo é instaurar um processo para identificação dos riscos. Esse não é um processo trivial. Precisa de certa habilidade e instruções adequadas para alcançar sucesso.
Quem conhece os riscos são os profissionais que atuam diretamente com o processo sob análise.
Contudo, as atividades e desafios do cotidiano acabam ofuscando esse conhecimento e, provavelmente, se perguntarmos para o responsável “qual risco de Compliance existe no seu processo?” a resposta será algo como “não tenho risco, as pessoas são éticas” ou então um simples “não sei”.
Se você tiver conhecimento suficiente para realizar o processo sozinho, poderá fazê-lo. Caso contrário, sugiro que utilize uma ferramenta de integridade como a Compliance Station, para guiar o profissional de Compliance durante este trabalho, de forma responsável.
Para facilitar ainda mais seu entendimento sobre como um Sistema de Gestão de Compliance pode melhorar o seu negócio eu trouxe 4 dicas fáceis para você aplicar ainda este ano!
4 dicas infalíveis para proteger a sua empresa com um Sistema de Gestão de Compliance
Imagine um Sistema de Gestão de Compliance como sendo uma mesa com quatro apoios.
Somente se os quatro apoios estiverem bem sólidos o mecanismo será efetivo.
Esses 4 apoios são:
Decida fazer a coisa certa.
Numa empresa pequena, o líder é uma pessoa (fundador, proprietário). Numa empresa maior, o líder é o conjunto de pessoas que comandam e dirigem a empresa. São os conselheiros, os sócios, a Alta Direção (presidente, diretores estatutários, executivos).
Em todos os casos, “A vontade do líder” representa a condição obrigatória para se iniciar a construção de um Mecanismo de Integridade efetivo.
É a partir desse nível da organização (“do topo” – conhecido no Compliance como Tone at the Top) que devem emanar os princípios e as instruções do mecanismo. Os liderados devem enxergar nos seus líderes o exemplo a ser seguido.
Portanto, o Sistema de Gestão de Compliance só irá funcionar se tudo vier “de cima para baixo”, permeando toda a organização.
Comece por aí. Dê o exemplo e faça sempre a coisa certa. Independente da existência de lei, normas ou regulamentos do seu setor.
Mostre o caminho a ser seguido
Para mostrar o caminho a ser seguido, você deve conhecer bem o seu negócio e seus riscos.
Uma vez que você conhece seus riscos e elabora um documento com a conduta esperada por todos (Código de Conduta), você deve elaborar suas políticas e procedimentos internos para que as pessoas saibam exatamente o que fazer para cumprir os padrões estabelecidos
Para colocar isso em prática, crie um plano de comunicação para mostrar a todos que a sua empresa possui uma Cultura de Integridade.
Dica: Aproveite para despertar o orgulho dos colaboradores por trabalharem numa empresa ética. Suas redes sociais podem ser ótimas aliadas em campanhas de integridade e essa simples ação pode aumentar o engajamento da sua equipe!
Disponibilize ferramentas para detecção de desvios.
A efetividade de um mecanismo de integridade canal depende de sua credibilidade.
As pessoas precisam confiar que o Mecanismo de Integridade é sério, que suas manifestações serão levadas em conta de forma profissional e com isenção. E para isso é necessário disponibilizar um canal para recebimento de relatos (Canal de Denúncias).
Para isso, esse canal precisa possuir diversos atributos, tais como: assegurar a confidencialidade e permitir o anonimato; estar disponível 24h por dia, 7 dias por semana; garantir acesso apenas a pessoas autorizadas (contra ataque de hackers), etc.
Do lado da empresa, é preciso proibir retaliação; incentivar o uso do canal, além de garantir a apuração de 100% das denúncias; assegurar a aplicação de consequências, sempre que um desvio de conduta for comprovado; informar o apoio ao canal e as instruções de como usar no Código de Conduta, Internet, Intranet e demais veículos.
Além disso, você precisa disponibilizar o canal para o público interno e externo. Nem sempre as irregularidades vêm de dentro. Muitas vezes ficamos sabendo de irregularidades através de fornecedores e até mesmo dos nossos clientes.
Fique atento e mantenha-se acessível.
Apure e aplique consequências para os desvios de conduta.
A empresa deve assegurar que todas as denúncias sejam apuradas (investigadas) por pessoal treinado e capacitado.
Os investigadores devem ter perfil adequado (senioridade, senso de justiça, capacidade analítica, reconhecidos pela ética, etc.).
O estabelecimento das consequências de cada caso (medidas disciplinares) deve ser feito por um Comitê (pois, em colegiado, aumenta-se a probabilidade de se alcançar um nível satisfatório de justiça).
Os processos de investigação e estabelecimento de medidas disciplinares precisam estar bem definidos, para propiciar a efetividade necessária.
Como a Compliance Station pode guiar a Construção do seu Sistema de Gestão de Compliance
Inicia-se com a qualificação de um profissional de sua escolha para ser o Compliance Officer (líder que irá conduzir o processo de implementação dentro da empresa.)
Essa qualificação é fundamental para que ele tenha conhecimentos suficientes para obter o apoio da Alta Direção (Tone a the Top). Condição obrigatória para efetividade do seu Mecanismo de Integridade.
Em seguida, iniciam-se algumas atividades preparatórias (Inventário e Interfaces para levantar informações das áreas importantes do seu negócio).
Essas atividades preparatórias são a base para a construção da tarefa considerada “número 1 da implementação”: o Compliance Risk Assessment (identificação dos riscos e estabelecimento das medidas para evitar que esses riscos se concretizem).
A partir daí, elabora-se o Código de Conduta, políticas e procedimentos internos.
São criados novos processos, ajustados outros já existentes e alguns controles são estabelecidos para garantir que esses processos sejam seguidos por todos na organização.
O Canal de Denúncias é implementado, juntamente com os processos de investigação e definição das medidas disciplinares. São definidos também os processos de Comunicação, Treinamento e Monitoramento (incluindo auditoria, análise crítica pela Alta Direção e algumas pesquisas).
O mais interessante é que uma documentação completa estará sendo preparada ao longo da implementação para demonstrar a efetividade do seu Compliance!
Essa documentação é fundamental para validar o seu Programa de Integridade em certificações como a DSC 10.000, ISO 37.301 e até o Prêmio Pró Ética.
A Compliance Station é uma plataforma digital interativa, desenvolvida para a implementação do Sistema de Gestão de Compliance e pode ser sua aliada nessa jornada. É a melhor ferramenta para implementação, execução e gestão de mecanismos de integridade.
Se você quer criar uma cultura de ética e integridade na sua empresa, experimente a Compliance Station. Ela revolucionou a forma como eu cuido do Compliance dos meus clientes.
Para falar com um especialista e começar a criar o seu Sistema de Gestão de Compliance com a Compliance Station, clique aqui.
Este artigo foi escrito pelo Chief Compliance Officer do Grupo Lambari e do Hospital de Caridade de Ijuí (RS), Lucas Ahmad Magalhães.
Lucas é também especialista em Compliance: Implantação, Mitigação de Risco e Gestão pelo Centro de Estudos em Direito e Negócios (CEDIN-MG).
