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O Dia a Dia do Compliance Officer

Saiba como funciona a operacionalização das suas tarefas e os elementos necessários para o sucesso.

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O papel do Compliance Officer (CO) tem se tornado cada vez mais relevante nas organizações. Isso acontece à medida que a conformidade com leis e regulamentos, bem como a adoção de práticas éticas, se tornam fundamentais para a reputação e o sucesso dos negócios. 

No entanto, para desempenhar efetivamente essa função, é necessário contar com elementos-chave, como:

  • Conhecimento; 
  • Atitude;
  • Criação do ambiente propício. 

Neste artigo, discutiremos como esses elementos se manifestam no dia a dia do Compliance Officer e como contribuem para o sucesso de suas atividades.

Os elementos-chave na rotina do Compliance Officer

Começando pelo conhecimento, o Compliance Officer deve buscar um amplo entendimento tanto do cliente interno quanto do Compliance em si. 

Em relação ao cliente, o Compliance Officer precisa estar familiarizado com o dia a dia da área, compreender a dinâmica das atividades e dos negócios, conhecer a estratégia, desafios, metas, objetivos e missão da organização. 

É fundamental identificar as fraquezas e fortalezas, entender as táticas e atividades necessárias para concretizar a estratégia, bem como ter conhecimento sobre os clientes, concorrentes e o mercado em que a empresa atua. 

Além disso, o CO deve estar a par dos produtos, processos e portfólio da organização, compreender as responsabilidades dos profissionais e a função desempenhada por terceiros, consultorias, parceiros e fornecedores. 

Conhecer os riscos e oportunidades também é essencial para cumprir esse papel.

Como adquirir esse conhecimento? Bom, para isso é necessário estabelecer um bom relacionamento dentro da empresa e saber a quem recorrer quando necessário. 

Além disso, o Compliance Officer precisa se manter atualizado sobre tudo o que ocorre de relevante na organização, seja por meio de reuniões gerenciais, participação em decisões importantes, eventos, treinamentos ou programas.

Vamos falar sobre Compliance?

No que diz respeito ao conhecimento sobre Compliance, o ponto de partida é o Código de Conduta da empresa, as políticas, normas e procedimentos estabelecidos. 

O Compliance Officer também deve estar familiarizado com as ferramentas, formulários e regras aplicáveis, bem como com as leis e regulamentos pertinentes à atividade da organização. 

É importante que ele colabore na elaboração do material de comunicação e treinamento, e que estes materiais estejam disponíveis tanto na Internet quanto na Intranet da empresa para manter todos atualizados. 

Além disso, é recomendável que o Compliance Officer tenha conhecimento teórico sobre temas abrangidos pelo Compliance, como corrupção, cartel, fraude, entre outros.

A formação e perfil do profissional

Para manter esse conhecimento, o profissional precisa estar constantemente atualizado. Portanto, sugere-se que o Compliance Officer acompanhe notícias na mídia, consulte sites especializados, blogs, livros e artigos relevantes da área. 

É fundamental manter-se atualizado também sobre a legislação e regulamentos aplicáveis, bem como participar de conferências, mesas redondas e outros eventos externos relacionados ao Compliance. Estabelecer benchmarkings e cultivar relacionamentos com outros profissionais da área também contribui para esse aprimoramento contínuo.

No que diz respeito à atitude, o Compliance Officer precisa ser proativo, ter uma participação ativa nas atividades da empresa e demonstrar interesse em ajudar. 

Para tratar desse tema, vamos trazer algumas características essenciais para o desempenho do Compliance Officer:

  • Conselheiro;
  • Facilitador;
  • Defensor;
  • Sensibilizador.

Como conselheiro, o CO deve estar preparado para responder adequadamente às demandas e instruir as pessoas com precisão. Para isso, é essencial dominar os assuntos relativos ao Compliance, seus processos, ferramentas e como utilizá-los. 

Além disso, é necessário estar à disposição da organização, conhecer as áreas e suas atividades para poder orientar sob a perspectiva do cliente interno. 

É importante que o Compliance Officer seja reconhecido pela empresa, para que as pessoas tenham motivação em ouvi-lo e seguir suas recomendações. Fortalecer o networking também é valioso nesse sentido.

Como facilitador, o Compliance Officer deve ajudar a organização a encontrar soluções dentro do Programa de Compliance, trabalhando em conjunto com as áreas envolvidas. 

É necessário estar inserido no dia a dia dessas áreas e ser reconhecido como parte integrante e interessada na solução de questões em prol da empresa. Além da disponibilidade, é preciso ter predisposição para ajudar, arregaçar as mangas e contribuir na mitigação dos riscos.

Como defensor e sensibilizador

Na função de defensor, o Compliance Officer tem o papel de assegurar o cumprimento das regras e o atendimento às legislações aplicáveis. 

Isso envolve o controle das atividades, a investigação de alegações e suspeitas, e a necessidade de estar próximo e atento às atividades de risco. Ser corajoso e intervir quando necessário também é fundamental para o sucesso do CO nessa função.

Como sensibilizador, o Compliance Officer deve convencer as pessoas sobre a importância de agir de forma ética e em conformidade com as regras estabelecidas

Isso requer habilidades de comunicação, treinamento regular, inserção do Compliance no DNA da empresa e o objetivo de atingir 100% das pessoas. Ser simpático e agradável contribui para atrair a atenção das pessoas e angariar adeptos, criando assim, o ambiente propício para o trabalho. ]

Formando um ambiente de trabalho

A criação de um ambiente propício para o trabalho do Compliance Officer é fundamental para o sucesso de suas atividades. 

Um dos elementos-chave é o “Tone at the Top”, ou seja, o exemplo e comprometimento da alta direção. Quando os líderes da empresa demonstram um compromisso visível e consistente com a ética e a conformidade, isso estabelece um padrão claro para todos os funcionários seguirem. 

A alta direção deve adotar uma postura de integridade e transparência, cumprindo as políticas e normas estabelecidas, e apoiando ativamente as iniciativas de Compliance.

Além disso, é essencial que haja um respeito genuíno ao Compliance Officer e ao seu papel dentro da organização. Isso implica reconhecer a importância do trabalho desempenhado pelo Compliance Officer, valorizando suas contribuições e considerando suas recomendações de forma séria e adequada. 

O respeito envolve também proporcionar autonomia e autoridade necessárias para que ele possa desempenhar suas funções de maneira eficaz, sem interferências indevidas ou pressões inadequadas.

E a governança adequada?

A governança adequada é outro elemento essencial na criação de um ambiente propício para o trabalho do Compliance Officer. 

Isso implica estabelecer estruturas e processos que promovam a conformidade, a gestão de riscos e a tomada de decisões éticas. 

Uma governança eficaz deve incluir a definição clara de responsabilidades e autoridades, a implementação de controles internos robustos, a realização de auditorias e monitoramentos periódicos, além da transparência na prestação de contas. 

Uma governança adequada promove a cultura de conformidade e cria um ambiente no qual o Compliance Officer pode desempenhar seu papel de forma eficiente e eficaz.

Por fim, para ter sucesso no desempenho dessas funções, o Compliance Officer precisa participar de tudo que for importante na empresa. Isso inclui reuniões gerenciais, encontros da diretoria, planejamento estratégico, gestão de riscos, análise de riscos e discussões sobre negócios e projetos das áreas. 

Ao participar ativamente dessas atividades, o Compliance Officer se mantém informado sobre tudo o que está acontecendo na organização, pode agir pró-ativamente em favor da empresa e ser reconhecido como integrante das equipes. 

Isso facilita o relacionamento, aumenta a confiança das pessoas e reforça a mensagem de que a organização está empenhada em ser ética e íntegra.

Conclusão

Em resumo, o Compliance Officer desempenha um papel crucial na proteção da empresa e seus funcionários, contribuindo para evitar atitudes contrárias ao código de conduta, à legislação e aos regulamentos do setor. 

Além disso, agrega valor para a organização, aumentando sua participação no mercado, melhorando a margem e fortalecendo a reputação. 

Para ter sucesso de verdade, o Compliance Officer deve reunir conhecimento do cliente interno e do Compliance, ter uma atitude proativa, participativa e interessada em ajudar, além de atuar em um ambiente que promova a governança e o respeito ao CO. 

Esse modelo de atuação deve estar sempre presente na mente de todos os envolvidos, para que o Compliance seja efetivamente integrado às atividades diárias da empresa.

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