A implementação de um Sistema de Compliance envolve uma série de ações fundamentais que englobam o engajamento da alta direção da empresa, a análise de riscos, a criação de um Código de Conduta, a implantação de um Canal de Denúncias, entre outros diversos aspectos essenciais.
Para ter sucesso neste processo e permitir o funcionamento adequado do seu Programa de Integridade, assegurando seus benefícios para os negócios e para as pessoas, é muito importante ter em mente a necessidade de se realizar essas etapas em sua completude, dedicando a devida atenção aos detalhes e às especificidades de cada uma delas.
Pensando nisso, preparei um passo a passo completo para ajudar você nessa missão. Confira a seguir 8 dicas fundamentais para assegurar o sucesso do seu Sistema de Compliance!
1. Foque na sua preparação
Como responsável pela implementação do Sistema de Compliance, você terá a missão de vencer os desafios inerentes a esse processo e contribuir decisivamente para que a empresa alcance os objetivos desejados.
Desta forma, a sua preparação é fator crítico de sucesso e determinará a qualidade do cumprimento de todos os requisitos relativos ao tema.
Antes de mais nada, procure adquirir conhecimentos específicos!
Minha sugestão é: participe de capacitações e mantenha sempre acesa a sua “sede” por conhecimento. Só assim você poderá implementar e manter um Compliance robusto e efetivo.
Neste momento de aprendizado, você poderá também listar os “argumentos” necessários para o convencimento das pessoas sobre a importância do Compliance.
Como todo processo de mudança em uma empresa, é comum haver certa “relutância” e resistência de algumas pessoas na aderência às providências necessárias.
Por isso, você precisa estar munido de “estratégias” para driblar esses desafios, ou seja, ter as justificativas capazes de fundamentar a indispensabilidade desses Mecanismos de Integridade.
2. Busque o apoio da Alta Direção
Implementar um Sistema de Compliance é uma demonstração evidente do desejo de “fazer a coisa certa”.
E para que esse desejo se cumpra, de fato, é crucial “tornar o ambiente propício” ao desenvolvimento desse conjunto de ações.
Nesse sentido, o apoio da Alta Direção da empresa faz toda a diferença. Sem a aderência da gestão, todo e qualquer esforço “irá por água abaixo” e você não conseguirá implementar o Compliance da maneira correta.
Isso porque, os dirigentes são vistos como “exemplos a serem seguidos” por toda a rede de colaboradores.
Portanto, para que os funcionários participem da criação de uma Cultura de Integridade na organização, é preciso que a liderança represente e transmita o seu compromisso com os valores éticos.
O comprometimento do alto escalão hierárquico é condição determinante para o sucesso. Em outras palavras, os princípios e diretrizes do Sistema de Compliance devem começar a ser cumpridos, primeiramente, pelas pessoas alocadas neste nível da empresa e, a partir dele, permear toda a organização.
É nesse contexto que surgiu uma das expressões mais conhecidas no universo do Compliance: “Tone at the Top” (traduzida como “o tom vem de cima”)
Por essas razões, as legislações relacionadas ao combate à corrupção incluem o quesito “Tone at the Top” como obrigatório, para assegurar a efetividade do Mecanismo de Integridade em uma empresa.
3. Analise os riscos (Compliance Risk Assessment)
O “Compliance Risk Assessment” (pode ser traduzido para o português como “Análise de Riscos de Compliance”) visa identificar e mitigar os riscos de irregularidades que o negócio pode estar correndo.
Esta ação se configura como mais um elemento indispensável no estabelecimento do Mecanismo de Integridade e deve ser dividida nas seguintes subetapas:
- A identificação/listagem dos possíveis riscos de Compliance.
- O estabelecimento de medidas mitigadoras para esses riscos.
- A formação de um plano de ação que permita a efetiva implementação das medidas propostas.
- A implementação prática e a consequente mitigação dos riscos anteriormente identificados.
O processo convencional se inicia com uma reflexão sobre a natureza dos negócios e da empresa, confrontando-a com as possibilidades de existência de ilicitudes, tais como: corrupção, fraudes, lavagem de dinheiro e outros problemas passíveis de ocorrência nas relações entre funcionários, estagiários, executivos, sócios, terceiros, parceiros, fornecedores, associados, distribuidores, entre outros públicos de interesse.
Na sequência são propostas medidas de redução/combate a essas possíveis ocorrências listadas na análise, seguidas pela proposta de um Plano de Ação, ou seja, a delimitação dos “caminhos” a serem seguidos como ações mitigadoras, para, por fim, implementá-las na rotina.
4. Crie um Código de Conduta
Depois da avaliação dos possíveis riscos de Compliance existentes na organização, é preciso expressá-los através de um material que ateste e reafirme o compromisso da empresa em combatê-los.
A forma ideal de fazer isso é por meio da elaboração do Código de Conduta: um documento onde se encontram condensados os princípios e valores do negócio, assim como as “regras” a serem respeitadas em prol da ética, da integridade e da manutenção do Sistema de Compliance.
O Código será a referência para todos os colaboradores e, por isso, precisa ser escrito com uma linguagem clara e acessível, além de ser conciso e, ao mesmo tempo, abrangente, refletindo a cultura da empresa e sua natureza.
5. Realize ações de comunicação e treinamento
Apenas criar o Código de Conduta não basta, é preciso divulgá-lo.
Todos precisam ter conhecimento sobre a posição da empresa em relação às más-condutas, bem como, entender a importância de se prezar pelas relações éticas e as possíveis consequências do engajamento em comportamentos incondizentes com a cultura do negócio.
Desse modo, criar um planejamento estratégico de comunicação e treinamento sobre os temas presentes no Código consiste em mais um passo elementar para o sucesso do seu Sistema de Compliance.
Lembre-se: não somente os funcionários precisam estar a par dessas questões, todos os públicos presentes nas relações de trabalho devem ser comunicados (como os fornecedores e terceiros, por exemplo).
O discurso dos treinamentos e das ações comunicacionais precisam estar alinhados com o público o qual você deseja conscientizar.
Minha dica é: crie um cronograma periódico e utilize a criatividade nos formatos (vídeos, palestras, campanhas, etc.).
6. Implemente um Canal de Denúncias
O Canal de Denúncias é o coração do Sistema de Compliance. Sem ele, o mecanismo não funcionará.
Essa ferramenta será a mais forte e poderosa aliada na detecção das possíveis irregularidades, permitindo à empresa a possibilidade de corrigi-las, mantendo a integridade e evitando uma série de prejuízos nos resultados e na imagem do negócio.
Contudo, para que o Canal cumpra o seu papel, alguns atributos são fundamentais.
- A plataforma precisa ser terceirizada e deve oferecer a possibilidade de anonimato (só assim os colaboradores terão confiança em utilizá-la).
- Deve funcionar 24h, 7 dias por semana (perder uma denúncia é perder resultado, por isso a necessidade de estar disponível o tempo todo).
A comunicação sobre a importância do Canal e o treinamento para o seu bom uso são igualmente importantes, por isso, inclua-o no planejamento mencionado acima.
Aqui, também faz-se necessário o estabelecimento de procedimentos para apuração das denúncias, qualificação dos investigadores, formação do Comitê de Ética e definição de critérios para medidas disciplinares.
Se houver ciência ou suspeita de uma irregularidade, desvio de conduta, descumprimento de leis ou de normas internas, será necessária uma apuração isenta (Investigação Interna) para se certificar da existência ou não do fato e, se confirmado, medidas disciplinares precisam ser implementadas, com a finalidade de interromper e/ou evitar repetição do ocorrido.
7. Faça o monitoramento do seu Sistema de Compliance
Esta última etapa é definida como a organização dos processos de Compliance, visando o monitoramento e melhoria contínua na empresa, com ênfase nos controles, auditoria interna de Compliance e análise regular do desempenho.
O monitoramento refere-se às práticas capazes de permitir à empresa a demonstração do funcionamento adequado do Sistema de Compliance e se ele está, de fato, alcançando os resultados esperados.
Neste escopo, torna-se fundamental assegurar a sua efetividade, analisando se todas as medidas estão sendo cumpridas e “balizando” possíveis decisões para “ajustar rumos”, estabelecer novas estratégias, definir medidas corretivas e/ou preventivas, etc.
Sendo assim, a melhoria contínua estabelece-se como base de todo o sistema.
8. Conte com a Compliance Station para facilitar o seu trabalho
Sei que cada uma das dicas dadas acima pode parecer um desafio complexo para se realizar sozinho.
Por esse motivo, deixei a mais preciosa delas para o final! Você não precisa conduzir todas essas etapas sem apoio.
Já existe uma plataforma econômica e 100% digital, capaz de guiar, capacitar, orientar e conduzir todo o processo de implementação e manutenção do seu Sistema de Compliance.
O nome dela? Compliance Station!
Este software incorpora o know-how de especialistas referências globais no campo da ética e do Compliance, possibilitando a otimização das tarefas com a geração automatizada de documentos e oferecendo recursos de acompanhamento, mensuração, atualização e outras facilidades exclusivas.
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Conclusão
Assegurar o sucesso de um Sistema de Compliance depende de uma série de providências fundamentais e contínuas que se conectam entre si e possibilitam a efetividade dos mecanismos, como o apoio da Alta Direção, o Código de Conduta, o Canal de Denúncias, a realização de treinamentos, entre outras atividades indispensáveis.
Nesta sequência de atribuições, a Compliance Station se apresenta como um instrumento capaz de dinamizar tarefas e garantir o suporte necessário à sua gestão de Compliance, possibilitando maior assertividade nos processos e facilitando a sua rotina de trabalho.
Este artigo foi escrito pelo Chief Compliance Officer do Grupo Lambari e do Hospital de Caridade de Ijuí (RS), Lucas Ahmad Magalhães.
Lucas é também especialista em Compliance: Implantação, Mitigação de Risco e Gestão pelo Centro de Estudos em Direito e Negócios (CEDIN-MG).
