O Compliance parte de um movimento iniciado na década de 80, num momento em que a mídia e a população passou a se interessar com mais força pelos casos graves de corrupção, tanto no setor público quanto no privado.
Surge então um interesse em ações institucionais, leis, sistema judicial eficiente, e na criação de mecanismos efetivos para detecção e prevenção de atos ilegais, para organizações de todos os tipos.
Compliance vem do termo em inglês “to comply”, e significa: satisfazer, cumprir ou realizar uma diretriz, orientação ou ação imposta.
Neste artigo, você vai entender melhor o que é Compliance para empresas, como funcionam os seus mecanismos e quais vantagens podem ser esperadas da implementação de um Sistema de Compliance.
Boa leitura!
Significado de Compliance
O que é Compliance?
Wagner Giovanini, especialista e sócio-diretor do Grupo Compliance Station e Contato Seguro, o significado de Compliance pode ser traduzido para:
- observância;
- submissão;
- complacência; ou
- conformidade.
A definição mais exata, entretanto, é:
“(…) o cumprimento rigoroso das regras e das leis, quer sejam dentro ou fora das empresas”.
E vai muito além!
Quando se pergunta “o que é Compliance?”, jamais se deve pensar nele como um simples mecanismo de cumprimento legal.
Como veremos adiante, o alcance do Compliance é muito mais amplo, de forma a alcançar a ética, a honestidade, a moral e a transparência — nos processos da organização e no comportamento de cada pessoa.
Departamentos de Compliance e especialistas são responsáveis, portanto, por assegurar que a empresa cumpra tais princípios, através de:
- atividades de prevenção;
- criação de processos;
- legislações e códigos internos;
- controles; e
- monitoramento.
Essas ações podem ser aplicadas em diversos temas pertinentes a cada empresa, como: legislação tributária, trabalhista, de saúde e segurança do trabalho, ambiental; regulações do mercado, questões de anticorrupção e contábeis, etc.
O objetivo final é a mitigação de irregularidades, desvios e más condutas, o cumprimento legal, e fazer com que as pessoas tomem sempre escolhas pelo certo, que garantem o bom funcionamento da organização.
Agora, vamos entender como isso funciona.
Como funciona o Compliance?
Se o Compliance busca garantir a ética, a integridade e a transparência em todos os domínios da organização, alcançando cada pessoa em cada atitude, então é preciso refletir sobre quais contingências e variáveis influenciam nesse processo.
Só então é possível compreender o problema das irregularidades nas organizações, e abordá-los de maneira eficiente.
Algumas perguntas podem ajudar:
- Quais motivos levam alguém a agir de maneira antiética?
- O que define a decisão entre fazer o certo e o errado?
- Por que e quando se comete uma fraude contábil?
- O que determina o envolvimento de alguém num esquema de corrupção?
Perguntas como essas podem direcionar as ações a serem cumpridas pelo Sistema/Programa de Compliance e, evidentemente, serão diferentes para cada organização, pois cada empresa possui sua cultura, suas pessoas, seus valores e seus objetivos.
7 etapas são identificadas como obrigatórias para o bom funcionamento do Compliance numa organização.
Antes delas, entretanto, é preciso uma premissa básica: o Tone at the Top. “Tone at the Top” significa, em tradução aproximada, “o exemplo vem de cima”.
É fundamental que a alta direção executiva (seja o CEO, CFO, o dono, etc.) esteja em total acordo com os princípios e valores do Compliance. É preciso que o exemplo para toda a organização venha de lá.
Com essa premissa garantida, entram as sete etapas do Compliance na organização:
1. Risk Assessment (identificação de riscos): na primeira etapa, é preciso identificar, na organização, todos os riscos associados à ética. Onde é que surge uma “oportunidade” para fraude, ou para conflito de interesses, etc. Para iniciar com a redução das irregularidades, é preciso saber em quais delas a empresa pode acabar caindo: quais as dores e problemas possíveis.
2. Elaboração de documentos: Código de Conduta e demais políticas que determinarão, por escrito, os valores e princípios a serem postos em ação pela empresa.
Segundo Wagner Giovanini, esta etapa é a “preparação da documentação necessária para que esses riscos não se manifestem. Vamos escrever os valores, princípios, o que fazemos e queremos fazer, de fato, para que os riscos não aconteçam. As políticas irão detalhar um pouco mais esses códigos.”
3. Criação de adaptação de processos: na terceira etapa, serão criados os procedimentos, roteiros e fluxos para que se cumpra o que foi estabelecido pelas políticas.
Por exemplo: “Vamos imaginar que, na fase 1, identificamos que existe um risco na área de suprimentos da empresa — na área de compras — em que funcionários podem ter uma espécie de conflito de interesse e fazer aquisições de fornecedores que não são a melhor solução para nossa empresa. Isso é um risco! Um risco que existe, um risco natural, e comum, inclusive.
Então iremos escrever, na etapa 2, que a nossa organização não permite a existência de conflito de interesses. Nas políticas, detalharemos o que significa o conflito de interesses. (…) Na etapa 3, a empresa irá criar um processo: os funcionários terão de realizar um checklist rotineiro de avaliação para ver se alguma situação daquelas ocorre na prática.” (Wagner Giovanini, em podcast)
Assim, de acordo com a necessidade de cada ambiente, cria-se roteiros e procedimentos que efetivamente reduzem os riscos identificados na etapa 1.
4. Controles: na etapa de controles, criam-se e se executam testes para ver se os processos estão sendo cumpridos e se estão verdadeiramente abordando o problema (o risco) a ser mitigado.
Aqui a pergunta é: os testes funcionam ou não?
5. Comunicação e treinamentos: uma vez estabelecidos os códigos e políticas, processos e procedimentos e instrumentos para testagem de eficácia, chegou a hora de, então, contar para todo mundo como é que as coisas irão funcionar daqui pra diante.
O Código de Conduta foi criado ou adaptado, os procedimentos mudaram ou são novos; agora, é preciso selecionar pessoas-chave da organização para estabelecer as novas regras para todos.
6. Execução: este é o dia a dia do Compliance na organização. Os profissionais escolhidos da área do compliance realizam aprovações, recebem requerimentos, recebem e investigam denúncias, realizam reuniões, treinamentos e interfaces com outras áreas, etc.
7. Monitoramento: na etapa final, há o monitoramento. Aqui é a realimentação de cada etapa. É a visão geral, “final”, que visa a melhoria constante, e portanto é focada em adaptações e ajustes.
“Vale dizer mais uma coisa: todo esse processo, cada uma dessas etapas, gera evidências, gera registros, tem uma documentação necessária para ser criada para todas as etapas, por exemplo os procedimentos, as instruções. Então (…), para completar, essa última etapa refere-se à documentação.”
De maneira ideal, essas atividades todas devem se integrar aos Sistemas de Gestão da organização, e funcionar de maneira interdependente das outras atividades.
Afinal, o que se deseja com o Compliance é que cada pessoa aja eticamente, e não o cumprimento de uma série de tarefas.
O que é o Canal de Denúncias no Compliance
O Canal de Denúncias é considerado o coração do Compliance nas empresas. E por que?
Porque é através dele que as estratégias e processos de integridade implementados ganham força e sustentabilidade.
É um meio de comunicação entre a alta direção e os colaboradores, permitindo que estes se manifestem anonimamente para relatar irregularidades, desvios e más condutas.
Imagine que, implementado o Compliance numa organização, já tenha se realizado a análise de riscos, criado soluções, processos e monitoramentos para abordar os problemas. Perfeito!
A questão é que muitas irregularidades e desvios ainda podem passar despercebidos, e serem mais difíceis de se identificar por uma auditoria.
Com o Canal, as pessoas que estão ali na empresa, participando das atividades no dia a dia — elas se tornam os olhos e os ouvidos que servem à ética da empresa, e podem denunciar toda vez que virem um comportamento ou processo desviante.
Isso facilita e acelera o processo de detecção de irregularidades, e consequentemente do combate direto aos desvios.
A prevenção é um resultado direto da presença do Canal de Denúncias, pois a ferramenta inibe potenciais infratores.
Agora que você entendeu um pouco sobre como o Compliance funciona na prática, cabe a pergunta: o que minha empresa vai ganhar com isso?
Benefícios do Compliance para as Empresas
Sua empresa tem muito a ganhar com a implementação de um Compliance.
Mitigação de irregularidades, diminuição dos casos de fraudes e desvios, diminuição de questões de saúde no trabalho e acidentes, tudo isso tem um impacto positivo muito poderoso numa organização.
Com o Compliance, sua empresa se beneficia por:
- melhorar o Clima Organizacional;
- melhorar relacionamento com clientes;
- aumenta possibilidade de negócios com outras empresas;
- diminuição de riscos em geral;
- fortalecimento de condutas éticas e intolerância a irregularidades, diminuindo ocorrência de discriminação, bullying, assédio, etc.
- redução de ações trabalhistas e problemas com o MTE;
- vantagens competitivas, fortalecimento de reputação.
Uma empresa íntegra tem mais solidez no mercado, amplia seus relacionamentos, tem ótima reputação com seus clientes (que passam a advogar pela marca), e tende a durar mais.
Conclusão
Fazer o certo é, assim, uma estratégia de ganhos, muito mais que um simples cumprimento legislativo.
Uma empresa que faz o certo emprega pessoas éticas, tem um efeito positivo na comunidade em torno e na sociedade em geral, e cria mais prosperidade e mais qualidade de vida para todos.
Compliance não é só um check-list de normativas, é a criação de uma cultura organizacional mais produtiva, mais rica, mais saudável e mais duradoura.
Portanto, se a sua empresa ainda não possui um Compliance efetivo, conheça a Compliance Station!
Nós te ajudamos, passo a passo, a implementar o Programa de Compliance no seu ritmo, com a cara da sua empresa, e adequando cada elemento de acordo com a sua realidade.
A plataforma é digital, com módulos interativos de fácil compreensão, simplicidade e efetividade.
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Referências
- Giovanini, Wagner. Compliance: a excelência na prática. 2ª Edição – São Paulo: 2019.
- Wagner Giovanini. Podcast (Spotify) — Compliance.
